ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Objetivo da Função Prestar suporte às atividades administrativas e operacionais da empresa, garantindo a organização e o bom funcionamento das rotinas do escritório, bem como apoiar as diferentes áreas da empresa sempre que necessário. Principais Responsabilidades Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da empresa; Organizar, arquivar e manter atualizados documentos, contratos e registos administrativos; Apoiar o controlo e acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços; Solicitar, analisar e comparar cotações de fornecedores, assegurando as melhores condições de preço, prazo e qualidade; Apoiar o controle de faturas, notas fiscais, despesas e documentação para pagamento; Organizar reuniões, agendas e compromissos, quando necessário; Elaborar e atualizar planilhas, relatórios e controlos administrativos; Prestar suporte na preparação e organização de documentos internos; Apoiar outras atividades administrativas e operacionais conforme necessário. Atividades principais: coordenar as viagens corporativas dos escritórios do Brasil, de Portugal, da Irlanda, da Espanha e da França. Ser responsável pela pesquisa, cotação e organização de viagens corporativas; Solicitar e comparar cotações de passagens aéreas, hotéis, aluguer de veículos, transfers e outros serviços relacionados com viagens; Pesquisar as melhores opções considerando custo, horários, localização, flexibilidade, condições de cancelamento e necessidades do colaborador; Preparar comparativos de preços e opções para aprovação antes da realização das reservas; Efetuar ou acompanhar reservas após a respetiva aprovação; Organizar e enviar aos colaboradores os detalhes das viagens, incluindo bilhetes, reservas de hotel, aluguer de veículos e demais informações necessárias; Acompanhar alterações, cancelamentos ou necessidades adicionais relacionadas com as viagens; Manter organizados os comprovativos, confirmações e documentos relacionados com cada viagem; Requisitos Ensino médio ou universitário nas áreas relacionadas será considerado uma vantagem; Falar inglês nível intermediário Experiência prévia em funções administrativas ou de suporte; Conhecimentos de Microsoft Office, especialmente Excel, Word e Outlook; Capacidade para realizar pesquisas, cotações e comparações de preços; Boa comunicação oral e escrita; Capacidade de organização e gestão de prioridades; Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos; Competências Organização e planeamento; Proatividade; Responsabilidade e idade; Boa capacidade de comunicação; Atenção aos detalhes; Capacidade de gerir várias solicitações simultaneamente; Orientação para custos e procura das melhores condições comerciais; Horario de trabalho: 07:00 as 16:00 com 1 hora almoço Escritório localizado Itaim Bibi - São Paulo Reporte O Assistente Administrativo reportará ao responsável pela área Administrativa/Office Management.

Exigências

• Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)
• Inglês (Intermediário), Português (Nativo)

• Experiência desejada: Entre 1 e 3 anos
• Francês (Básico), Espanhol (Básico)
• Aplicações de Escritório: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook

Habilidades

• cotaçoes de viagens
• Administração

Benefícios

• Vale-refeição
• Vale-transporte